Verbetermodules

Visie

Een vakgroep zonder visie wordt geregeerd door de waan van de dag. Omdat niet duidelijk is waar de vakgroep naar toe wil, worden geen keuzes gemaakt. De kans is groot dat de energie gaat zitten in allerlei dagelijkse zaken die niet lekker lopen.

Een vakgroep die geen gedeelde visie heeft, loopt daar bij het maken van keuzes tegenaan. Het ontwikkelen van een visie begint met stilstaan bij de waarden van de groep: de missie. Waar staan wij voor? Van hier uit kan gedroomd worden: ”waar willen we eigenlijk naar toe? Wat is onze ambitie?".
Natuurlijk, elke vakgroep zal zeggen: "het leveren van goede patiëntenzorg". Maar wat wordt daar onder verstaan? En wil een vakgroep niet meer dan dat? Bijvoorbeeld ook opleiding, plezier in het werk, inkomen, ... Willen we vooral gedegen zijn of juist ondernemend en innovatief?
In deze module starten we bij de gezamenlijke missie waarna de ambitie van de afzonderlijke leden van de vakgroep besproken wordt. Het delen daarvan werkt verhelderend en verbindend. Vaak blijkt er binnen de vakgroep meer overeenstemming te bestaan dan verwacht en is het niet moeilijk een groepsvisie te formuleren.
De module bestaat uit 1 bijeenkomst van 4 uur. Voorafgaand bereidt ieder lid zich aan de hand van een aantal vragen voor.
Het resultaat van de bijeenkomst is een gezamenlijke visie, geformuleerd op maximaal 1 A4-tje. Voor deze module kan accreditatie worden aangevraagd.

Strategie

Deze bouwlaag richt zich op de keuzes die nodig zijn om de missie en visie te vertalen in een concrete koers. Hiervoor maken we een analyse van het krachtenveld in en rond de vakgroep. De module resulteert in een strategisch meerjarenplan.

Wat gaat de vakgroep doen (en laten) om je toekomstdroom te realiseren? Dat is de centrale vraag van de module Strategie, waarbij we de Missie vertalen in een concreet perspectief. Vanuit ‘willen = kunnen’ worden de doelen voor de komende jaren vastgesteld en geprioriteerd.
Het landschap wordt in kaart gebracht: wat de kansen en bedreigingen voor het realiseren van onze droom? Wat mogen we verwachten van het ziekenhuis, de zorgverzekeraar, huisartsen, ...
Voor elke prioriteit wordt globaal omschreven wat de aanpak is, wie daarbij betrokken moeten worden en wie binnen de vakgroep de kar gaat of gaan trekken.

De module Strategie volgt op de module visie. Wanneer de vakgroep haar missie en visie al heeft gedefinieerd, kan de module Strategie ook afzonderlijk gevolgd worden. De module bestaat uit twee bijeenkomsten van 4 uur. Voorafgaand aan de bijeenkomsten maken de deelnemers huiswerk.
Het resultaat van de module is een strategisch plan op hoofdlijnen van maximaal drie A4'tjes. Voor deze module kan accreditatie aangevraagd worden.

Besturing

Met het groter worden van de vakgroepen is de besturing daarvan er niet makkelijker op geworden. Het vakgroepbestuur moet er voor zorgen dat operationele zaken goed lopen, zodat er voldoende tijd en energie beschikbaar blijft voor uitvoering van het strategisch plan. De vakgroep moet het bestuur daar ruimte (mandaat) voor bieden.

De module Besturing zorgt ervoor dat de vakgroep op een gestructureerde wijze plannen in praktijk brengt. Veel vakgroepen zijn meer bezig met de dagelijkse hectiek, dan dat ze tijd besteden aan wat echt belangrijk is voor de ontwikkeling van de kwaliteit, innovatie, uitbouw, etc. De module geeft handreikingen voor het effectief besturen van de vakgroep. Het gaat dan om verdeling van aandachtsgebieden en het mandaat dat daarbij hoort, de taak van het vakgroepbestuur en de wijze waarop binnen de vakgroep besluiten worden genomen.
Zeker in grote vakgroepen is het niet werkbaar als iedereen zich met alles bemoeid. Met een duidelijke visie en een gedragen strategie, kan het ‘hoe’ door een kleinere groep ingevuld worden. De plenaire vakgroepvergadering beperkt zich dan tot het bespreken van hoofdlijnen. Het vakgroepbestuur heeft hierbij een regisserende functie.

De module bestaat uit één bijeenkomst van vier uur. Het resultaat is een set van spelregels met betrekking tot de besturing van de vakgroep. Desgewenst kan in een tweede bijeenkomst dit verder uitgewerkt worden in een commissie-indeling en overlegstructuur.
Voor deze module kan accreditatie aangevraagd worden.

Bedrijfsvoering

Deze module biedt een leidraad voor het realiseren van optimale praktijkvoering, met oog voor de juiste verhouding tussen service, kwaliteit en werklast. Onderwerpen als capaciteitsbegroting, productiedoelstelling, planning, logistiek en zorguitkomsten komen aan de orde.

Met de module Bedrijfsvoering kunnen vakgroepen hun strategie daadwerkelijk uitvoeren en hun bedrijfsvoering optimaliseren. Bovendien stelt het de vakgroep in staat om op een zakelijke manier met de ziekenhuisorganisatie afspraken te maken over de productie-ambitie.
In de module wordt stapsgewijs een productie- en capaciteitsplan opgesteld. Naast de werklast om productie te kunnen draaien, wordt ook de niet-patiëntgebonden werklast in kaart gebracht.
Aan de hand van het productieplan worden afspraken gemaakt over ieders inzet. Hiermee is de basis voor het roosteren klaar. In deze module wordt ook gekeken welke informatie nodig is om te volgen of de vakgroep het productieplan gaat halen, zodat tijdig bijgestuurd kan worden op het moment dat dit nodig is.

De module bestaat uit twee workshops van ieder vier uur. Deze worden met twee vakgroepleden voorbereid. Na afloop van de module heeft de vakgroep een goed doordacht productie- en capaciteitsplan met een roostermethodiek die daarbij aansluit.
Voor deze module kan accreditatie aangevraagd worden.

Teamontwikkeling

Het succes van een vakgroep wordt voor een groot deel bepaald door ‘zachte’ factoren. Kernbegrippen zijn elkaar willen begrijpen, elkaar feedback geven en ‘volwassen’ communiceren. In die veiligheid is een stevig debat verrijkend in plaats van vermoeiend.

Mensen verschillen gelukkig van elkaar. De kunst is om die verschillen te benutten in plaats van er last van de hebben.
In de module Teamontwikkeling wordt inzicht gegeven in de stadia van teamontwikkeling (Tuckman). Het geeft antwoord op de vraag hoe de vakgroep aan kracht kan winnen door energie-gevend samenspel. Uitgangspunt is dat de groep waardeert en benut wat elk individueel vakgroeplid in huis heeft.
Met behulp van Management Drives wordt ingegaan op de kwaliteiten van ieder lid en van de vakgroep als totaliteit. Daarbij is er ook aandacht voor karakters die met elkaar kunnen botsen.
De waarde van ‘feedback geven’ wordt zichtbaar gemaakt door het daadwerkelijk te gaan doen.

De module Teamfunctioneren wordt met de gehele vakgroep doorlopen in twee bijeenkomsten van vier uur. Het Management Drives individueel profiel en het Management Drives groepsprofiel vormen de basis voor deze module.
Voor deze module kan accreditatie aangevraagd worden.

Vakmanschap

In een vakgroep is ieder lid mede-verantwoordelijk voor het kwalitatief goed functioneren van de collega. In de module Vakmanschap wordt met de vakgroep toegewerkt naar een “Motie van Vertrouwen”, een motie waarin de collega’s in de vakgroep expliciet het vertrouwen in elkaar uitspreken.

De kern van het bestaan van iedere medische vakgroep is het gezamenlijk leveren van veilige en optimale medische zorg. In de borging daarvan zijn elkaar aanspreken op onveilig of onkundig handelen, bejegening, gezamenlijk onderhouden en delen van kennis, toepassing van protocollen, effectief reageren op klachten, complicaties en meldingen cruciaal.
Het zijn van ‘professional’ impliceert een bereidheid getoetst te worden in het handelen. De vakgroep is in het bijzonder de groep waarbinnen die toetsing kan en moet plaatsvinden.
In de module Vakmanschap wordt met de vakgroep toegewerkt naar een “Motie van Vertrouwen”, een motie waarin de collega's in de vakgroep expliciet het vertrouwen uitspreken in het kwalitatief goed functioneren van de individuele medisch specialist.

De module vakmanschap is een module voor ‘gevorderde’ vakgroepen. Een open, bouwende cultuur, waarin vakgroepleden gewend zijn om elkaar feedback te geven en van elkaar te ontvangen, is een voorwaarde om deze module toe te passen.